[51] PORADY BIZNESOWE | cego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. NAJCZĘSTSZE BŁĘDY Mając na uwadze powyższe, należy wskazać na najczęstsze błędy, które w praktyce mogą rodzić odpowiedzialność po stronie osób wykonujących obowiązki sprawozdawcze, jak również kierowników jednostek – w praktyce najczęściej członków zarządu lub wspólników reprezentujących spółki. Poniżej przedstawiono najczęstsze błędy dotyczące sprawozdania finansowego, jednak są one w znakomitej większości aktualne również co do pozostałych obowiązków sprawozdawczych. 1. Sporządzenie sprawozdania finansowego po terminie – w praktyce do takiej sytuacji dochodzi nie tylko gdy osoba sporządzająca dokumenty uchybi terminowi, ale również w sytuacji, gdy dokumenty w istocie zostaną sporządzone, ale zostaną podpisane po terminie (np. poprzez umieszczenie podpisu jednego członka zarządu po terminie). 2. Brak podpisu pod sprawozdaniem finansowym przez wszystkich członków zarządu – w praktyce często zdarza się, iż pod sprawozdaniem finansowym popisuje się jedynie osoba je sporządzająca i np. jeden członek zarządu, uprawniony do jednoosobowej reprezentacji. Niestety jest to błędem i tak sporządzone sprawozdanie nie spełnia wymogów UOR. Pod sprawozdaniem finansowym powinni podpisać się wszyscy członkowie zarządu. 3. Brak sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki – dzieje się tak zarówno w sytuacji, gdy jego podpisanie nastąpi po terminie, ale również, jeżeli sprawozdanie nie będzie zawierało wszystkich elementów, wskazanych w UOR – w praktyce spotkać się można ze sprawozdaniami, które w istocie stanowią jedynie opis przebiegu działalności jednostki w ciągu roku, nie odnosząc się do elementów, wskazanych przez ustawodawcę w UOR. 4. Zastosowanie uproszczeń sprawozdawczych bez uprawnienia – z taką sytuacją mamy do czynienia zarówno w sytuacji, gdy jednostka nie spełnia wymogów uzasadniających zastosowanie uproszczeń, jak również, gdy zgoda na ich zastosowanie nie została wyrażona przez stosowny organ (np. zgromadzenie wspólników). Zastosowanie uproszczeń w razie braku podstaw do takiego działania najczęściej prowadzi do niekompletności dokumentacji a co za tym idzie do możliwości zastosowania sankcji wobec kierownika jednostki. 5. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego (oraz innych dokumentów) po terminie – utarło się, iż termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego (pomijając okres „covid”) to 30 czerwca. Jest to jednak data graniczna – bowiem zgodnie z przepisami termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego to 3 miesiące od jego sporządzenia – z uwagi na fakt, iż termin na jego sporządzenie, co do zasady, upływa 31 marca – przyjęło się, iż do 31 marca sporządza się sprawozdanie finansowe a do 30 czerwca je zatwierdza. Jeżeli jednak zdarzy się, iż sprawozdanie zostanie sporządzone np. 15 marca, to termin na jego zatwierdzenie skróci się odpowiednio – należy o tym pamiętać. 6. Złożenie sprawozdania finansowego (oraz innych dokumentów) do KRS po terminie – tutaj analogicznie jak w sytuacji powyżej, przyjęło się, iż termin na złożenie dokumentów do KRS mija 15 lipca. Ponownie jest to błędne założenie, bowiem termin 15 dni na złożenie otwiera się w momencie zatwierdzenia sprawozdania finansowego – zatem jeżeli zatwierdzenie nastąpi przed 30 czerwca, również termin na jego złożenie ulegnie odpowiedniemu skróceniu. Powyższe błędy stanowią jedynie fragment uchybień, które na co dzień popełniane są zarówno przez osoby profesjonalnie zajmujące się obsługą księgową, jak również przez organy spółek. Należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie terminów, wymogów formalnych, weryfikację podpisów oraz właściwe ułożenie sekwencji zdarzeń – nie tylko aby uniknąć niepotrzebnych sankcji ale również z uwagi na fakt, iż dane przekazane od KRS są widoczne dla każdego a każdy błąd wpłynąć na wizerunek jednostki, jako nieprzestrzegającej podstawowych zasad sprawozdawczości finansowej. Paweł Kulesza Radca prawny. Wspólnik Kancelarii Radców Prawnych Primo Lege Ossowski Kulesza Kuniewski sp.k. Członek zarządu 3 Tax Solutions sp. z o.o.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTI4OTM2MQ==