Tajemnice przedsiębiorstwa – czy są dobrze strzeżone?

Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa zawarta jest w przepisie art. 11 ust. 2 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (dalej UZNK).

 

TROCHĘ TEORII…

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Jak wynika z powyższego działania w celu zachowania bezpieczeństwa informacji są kluczowe i niezbędne dla zaistnienia tajemnicy jako tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu obowiązujących przepisów.

W pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że informacja tylko wtedy staje się tajemnicą przedsiębiorstwa, jeżeli przedsiębiorca ma wolę, by była ona tajemnicą i wola ta jest rozpoznawalna dla innych osób. Mówiąc wprost, otoczenie powinno wiedzieć, że cenimy i chronimy swoje tajemnice. Bez takiej woli, nawet dorozumianej, informacja może mieć oczywiście obiektywnie wartość gospodarczą, może być nieznana poza firmą, ale nie będzie stanowić tajemnicy podlegającej ochronie prawnej a każdy będzie mógł z niej skorzystać bez ograniczeń.

Działania przedsiębiorcy powinny zmierzać do osiągnięcia takiego stanu, w którym osoby trzecie chcąc zapoznać się z informacją, muszą doprowadzić do wyeliminowania przyjętych przez przedsiębiorcę mechanizmów zabezpieczających przed niekontrolowanym wypływem danych.

Tajemnice przedsiębiorstwa mogą występować w każdym obszarze działalności firmy.

Z natury informacji podlegających ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa wynika, że ich lista jest nieograniczona i ma charakter otwarty.

 

TROCHĘ PRZYKŁADÓW…

Poniżej przedstawiam przykładową listą informacji, które warto objąć prawem tajemnicy przedsiębiorstwa:

• lista klientów,
• informacje dotyczące osób decyzyjnych u klientów,
• ceny transakcyjne, poufne cenniki,
• informacje o dostawcach i stosowanych cenach,
• informacja o stosowanych zakazach konkurencji,
• informacje o wynagrodzeniach pracowników,
• dane dotyczące dostawców,
• złożone oferty
• fakt prowadzenia negocjacji i ich przebieg.

Jednym z mechanizmów obronnych jako prawnego zabezpieczenia informacji jest umowa o zachowaniu poufności. Należy ją stosować niezależnie od innych zabezpieczeń.

W sytuacji, gdy nie jest możliwe zawarcie umowy o zachowaniu poufności, a chcemy lub musimy przekazać informacje poufne, należy przed przekazaniem informacji poinformować odbiorcę o tym, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Z prawnego punktu widzenia, jest to absolutne minimum. Do tego nawiązuje Kodeks cywilny w art. 72¹ § 1 w brzmieniu: „Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej”.

Niezależnie jednak od powyższego, w celu maksymalnej ochrony tajemnic przedsiębiorstwa warto rozważyć w swojej organizacji wprowadzenie procedury dotyczącej obchodzenia się z tajemnicami przedsiębiorstwa, w ramach której wprowadzone zostaną na przykład poniższe zabezpieczenia:

• zawieranie umów o zachowaniu poufności,
• informowanie odbiorców informacji, w tym pracowników, zleceniobiorców, dostawców, odbiorców, itp., o tym, że informacja jest poufna i powinni zachować ją w poufności,
• udostępnianie informacji tylko tym osobom, którym jest ona potrzebna; w uproszczeniu zasada ta zapobiega temu, by informacja była dostępna dla każdego, kto ma na to ochotę,
• wprowadzenie zasady niszczenia zbędnych dokumentów i zasady czystego biurka,
• zamykanie ważnych dokumentów w szafach z zamkiem lub w sejfie,
• wprowadzenie indywidualnych haseł dostępu do komputerów i systemu informatycznego,
• indywidualne hasła dostępu do baz danych,
• monitoring i ograniczenia dostępu pracowników do ważnych pomieszczeń,
• monitorowanie gości,
• zabezpieczanie informacji podczas negocjacji, wprowadzenie zasad informowania pracowników o informacjach poufnych, klasyfikowanie informacji,
• regularne szkolenia,
• wywiad końcowy z odchodzącym pracownikiem.

Powyższe jest istotne z tego względu, że zachowanie należytej staranności w zabezpieczaniu informacji, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa, pozwala nam w razie ich użycia niezgodnie z ich przeznaczeniem może stanowić o sukcesie w ewentualnym sporze.

 

PEWIEN PRZYKŁAD

Na koniec mały kazus z naszego „podwórka”.

Firma „X” dokonywała rekrutacji na stanowisko przedstawiciela handlowego. Zgłosił się młody człowiek, który deklarował znajomość branży i skuteczność w sprzedaży. Po kilku miesiącach w firmie „X” o godzinie 6:00 rano pojawili się przedstawiciele organów ściągania, którzy dokonali zabezpieczenia sprzętu komputerowego. Okazało się, że nowy przedstawiciel pracował wcześniej w firmie „Y” i znał doskonale klientelę z tej samej branży, w której działała firma „X”. Mając wiedzę o zapotrzebowaniu na konkretne towary, cenach i wielu innych szczegółach, urządził sobie wycieczkę po nowych klientach prezentując im atrakcyjniejsze warunki transakcyjne, tym samym wykorzystując informacje, w których posiadanie wszedł pracując w firmie „Y”. Sprawa trafiła do sądu i wygrała firma „X” – dlaczego? Otóż w toku postępowania okazało się, że na skutek braków w zabezpieczeniach firmy „Y”, pozostawiania informacji firmowych praktycznie w sposób jawnych, a także wobec braku podjęcia jakichkolwiek działań prewencyjnych przez firmę „Y” w celu zachowania informacji w poufności, Sąd uznał, iż informacje, które zostały wykorzystane (tą okoliczność Sąd uznał za udowodnioną) nie stanowiły tajemnic przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów a co za tym idzie nie korzystały z ochrony. Mając na uwadze powyższe zachęcamy każdego z czytelników do wykonania analizy swojej sytuacji i podjęcia działań w tym zakresie.