PRZED NAMI DEKADA E-ZMIAN W BRANŻY HEPAC? - artykuł ekspercki Tomasza Kuciela

Najwięcej rozgłosu zyskuje w ostatnim czasie technologia blockchain, której zastosowanie w realizacji zamówień oraz logistyce ma szanse przenieść handel nowego dziesięciolecia w zupełnie nowy wymiar. Rozproszone rejestry czy też łańcuchy bloków to rozwiązanie, które pozwala wszystkim stronom uczestniczącym w transporcie na bieżąco śledzić drogę towaru, który sam informuje o swojej pozycji, cyfrowo podpisywać jego wydanie i odbiór odciskiem palca czy nanosić ewentualne zmiany w czasie rzeczywistym przy zachowaniu pełnej poufności korespondencji. Płatność także odbywa się automatycznie i to dopiero w chwili, gdy produkt opuszcza fabrykę. Perspektywy związane z zastosowaniem tej technologii są wyjątkowo interesujące, jednak na jej popularyzację przyjdzie nam jeszcze trochę poczekać. W przeciwieństwie do automatyzacji wymiany dokumentów i e‑fakturowania, które mają szansę odmienić oblicze kontaktów handlowych w branży instalacyjno‑grzewczej nie tylko ze względu na korzyści, ale także zmiany podatkowe i regulacyjne.

 

W DRODZE DO NOWEJ DEKADY

Polska, zwykle klasyfikowana dość nisko w rankingach cyfryzacji w porównaniu do państw Europy Zachodniej, może jednak pochwalić się znaczącymi osiągnięciami w zakresie elektronicznego raportowania podatkowego. Zbliżające się nowe dziesięciolecie przywitamy więc nie tylko z listą planów, ale konkretnych realizacji, które zmienią sposób rozliczania podatku VAT od dokonanych transakcji. W ostatnim raporcie Future of Tax and Accounting 2019 organizacji Raconteur, której analizy publikowane są w The Times, Polska znalazła się w pierwszej piątce państw pionierskich w obszarze unowocześniania raportowania podatkowego. W ujęciu światowym. Poza nami wyróżnione zostały także Włochy, Hiszpania, Węgry oraz Indie.

Tak wysoka pozycja Polski w rankingu jest w dużej mierze wypadkową skuteczności ograniczania luki w podatku VAT oraz wdrożenia mechanizmów uszczelniających system podatkowy. Było to możliwe dzięki zastosowaniu technologii we wszystkich obszarach administracji rządowej. Kierunek ten bez wątpienia niesie za sobą szereg korzyści: od zmniejszenia kosztów i obciążeń administracyjnych do efektywniejszego audytu. Ponadto, wykorzystanie cyfrowych narzędzi IT w administracji podatkowej oraz elektronicznego fakturowania pozwala na szerszy wgląd do finansów podatników.

Przenosząc to wszystko na grunt polskiego prawa podatkowego zauważymy, że w ostatnich latach nastąpiła istotna zmiana przepisów dotyczących obsługi faktur elektronicznych.

1. Zniesiono obowiązek podpisywania faktur elektronicznych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2. E‑faktura może być przesyłana w dowolnym formacie elektronicznym. Wybór formatu, w którym wysyłana może być e‑faktura, zależy od wystawcy dokumentu. Może to być tekst, zdjęcie lub format tekstowo‑graficzny, wysłany pocztą e‑mail jako załącznik: PDF, DOC, JPEG, PNG, TXT, HTML itd. Ta różnorodność może stanowić barierę dla odbiorców e‑faktur podczas wykorzystywania tych dokumentów.
3. Zniesiono obowiązek uzyskania na otrzymywanie e‑faktur uprzedniej zgody odbiorcy. Akceptacja klienta co do zgody na przesyłanie e‑faktury wciąż jest wymagana, ale już nie na piśmie. Przedsiębiorcy mogą porozumieć się słownie z klientem i umówić się na wysłanie faktury online. Można również bez wcześniejszego porozumienia przesłać nabywcy fakturę drogą elektroniczną i jeśli ten opłaci ją, uznaje się, że wyraża zgodę.
4. Zniesiono ograniczenia w odliczaniu VAT‑u z faktur elektronicznych, które wydrukowano dla potrzeb akceptacji i dekretacji księgowej.
5. Zniesiono obowiązek przechowywania faktur wyłącznie w formie papierowej, archiwizacja faktur w postaci elektronicznej jest nie tylko dopuszczalna przez organy podatkowe, ale również pożądana.
6. Zniesiono obowiązek wystawienia dokumentu korygującego, w tym samym formacie, w którym wystawiono dokument pierwotny.
7. Wprowadzono obowiązek zapewnienia autentyczności i integralności faktur na drodze wprowadzenia kontroli biznesowych.

Obowiązek zapewnienia kontroli biznesowych dotyczy w równym stopniu faktur elektronicznych, co i papierowych. W 2019 roku, pierwszy duży krok został też wykonany w stronę obligatoryjnej cyfryzacji każdej wymiany dokumentów, która jest w stanie zmaksymalizować wykrywalność wszystkich oszustw i nadużyć przez automatyczną analizę danych zawartych w fakturach. Było to możliwe poprzez wprowadzenie obowiązkowego odbierania e‑faktur przez administrację publiczną w oparciu o Platformę Elektronicznego Fakturowania. To także pierwszy, istotny krok przecierający szlaki do automatyzacji wymiany dokumentów w sektorze prywatnym. Nie tylko ze względu na potrzebę na‑ dążenia za zmianami w otoczeniu regulacyjnym, ale osiągalne benefity.

 

NIE TYLKO O REGULACJACH

Już dziś nie brakuje przykładów odchodzenia od tradycyjnych form wymiany dokumentów handlowych na rzecz fakturowania – także pośród reprezentantów branży HEPAC. Jednym z nich jest jeden z sanitarnych potentatów, firma Geberit. Szwajcarski producent, generujący każdego roku ponad 2 miliardy franków dochodu i zatrudniający 5,6 tysiąca pracowników zdecydował się przejść na elektroniczne fakturowanie aby przyspieszyć oraz usprawnić wymianę handlową z partnerami. Zaimplementowany system, poprzez 82 serwisy udostępniane międzynarodowym kontrahentom, przetwarza w pełni automatycznie od jednego do dwóch miliona faktur rocznie. Narzędzie umożliwia autoryzację faktur, kontrolę zgodności podatku VAT czy audyt księgowy. Geberit podkreśla też, że pozwolił on uzyskać znaczne oszczędności poprzez wyłączenie papierowego obiegu dokumentów.

 

ZAUTOMATYZOWANA PRZYSZŁOŚĆ

W Europie wystawia się ponad 36 miliardów faktur rocznie. Mniej więcej połowa z nich trafia do konsumentów. Reszta to faktury wystawiane w sektorach B2B i publicznym. W większości europejskich państw tradycyjne fakturowanie konsekwentnie odchodzi do lamusa. Ponad 75 procent firm zatrudniających powyżej 250 osób korzysta z tej formy komunikacji handlowej z partnerami. Szacuje się, że firmy stosujące rozliczenia za pomocą faktur elektronicznych wypracowują roczne oszczędności rzędu ponad 240 miliardów euro. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można założyć, że wartość ta będzie rosnąć – zwłaszcza w obliczu systemów podatkowych starających się nadążać za cyfrową transformacją przedsiębiorstw.

 

 Artykuł ukazał się w wyd. I/2020 "Magazynu Grupy SBS".