Prostszy sposób na faktury - Tomasz Kuciel, Edison

Dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości, prowadzenie działalności oznacza co miesiąc potrzebę przetwarzania kilkudziesięciu lub kilkuset faktur sprzedaży i zakupu. Ręczne przepisywanie danych do systemów księgowych z dokumentów w wersji papierowej zajmuje dużo czasu i może prowadzić do powstawania przypadkowych błędów. Dodatkowo przechowywanie takich faktur wymaga miejsca.

 

A MOŻE JEDNAK ELEKTRONICZNIE?

Główne korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, to przede wszystkim zmniejszenie kosztów. Wersja cyfrowa faktur pozwala oszczędzić środki finansowe, jakie przedsiębiorstwo do tej pory przeznaczało m.in. na ich druk, wysyłkę, miejsce do przechowywania czy manualne wprowadzanie danych do systemu. Dzięki cyfryzacji proces przetwarzania dokumentów w firmie staje się sprawniejszy, bezpieczniejszy, a dostęp do zgromadzonych danych – szybszy i pewniejszy. Również w obliczu kontroli skarbowej. Dodatkową zaletą jest ochrona środowiska naturalnego i zmniejszenie śladu węglowego.

 

KLUCZ DO SUKCESU

Decydując się na wdrożenie systemu elektronicznej wymiany dokumentów (EDI) oraz archiwizacji faktur elektronicznych warto wybrać sprawdzonego partnera. Edison S.A., operator EDI, dzięki wieloletniej współpracy z przedsiębiorstwami z różnych branż miał okazję dokładnie zapoznać się z ich potrzebami. Pozwoliło to na dopasowanie usług do specyficznych obszarów działalności klientów, dając im możliwość na bezpieczną wymianę dokumentów elektronicznych z kontrahentami krajowymi i międzynarodowymi. Jednym z oferowanych rozwiązań, jakie Edison S.A. proponuje swoim partnerom, jest SAFE – System Archiwizacji Faktur Elektronicznych. Dostęp do archiwum możliwy jest przy użyciu zwykłej przeglądarki internetowej – niezależnie od stosowanego systemu operacyjnego. To sprawia, że korzystanie z aplikacji jest intuicyjne i przede wszystkim bezpieczne, ponieważ realizowane jest przy wsparciu operatora EDI, jakim jest firma Edison. Przetwarzanie, wysyłanie, odbieranie i gromadzenie dokumentów odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa wynikających z uwarunkowań prawnych dotyczących faktur elektronicznych. Co bardzo istotne – faktury w formie elektronicznej przechowywane są zgodnie z wymogami wynikającymi z Ustawy o podatku VAT i rachunkowości, a zaimplementowana w systemie wyszukiwarka dokumentów pozwala na ich szybkie odnalezienie, np. na potrzeby kontroli urzędu podatkowego czy audytu.

 

JPK_VAT – WYZWANIE DLA TRADYCYJNEJ KSIĘGOWOŚCI

Digitalizacja faktur i  ich archiwizacja, np.  w  systemie SAFE, jest doskonałym sposobem na sprostanie wciąż zmieniającym się przepisom podatkowym. 1 kwietnia 2020 roku, zgodnie z  wprowadzonym Rozporządzeniem Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, część przedsiębiorców zobowiązana została do wdrożenia nowej struktury JPK_VAT. Termin dla wszystkich przedsiębiorców, w związku z trwającą epidemią COVID-19, został przesunięty przez Ministerstwo Finansów w ramach ogłoszonej Tarczy Antykryzysowej. Dodatkowo, od 1 października br. duże, średnie, małe i mikroprzedsiębiorstwa, będące podatnikami VAT, zobowiązane są do składania nowego pliku JPK_VAT zawierającego dwie części: deklaracyjną (deklaracje VAT-7 i VAT-7K) i ewidencyjną. Takie działanie ma na celu zmniejszenie liczby deklaracji składanych przez podatników i dokumentów przetwarzanych w systemach informatycznych Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Przy czym każde rozliczenie VAT będzie automatycznie weryfikowane w zakresie prawidłowości wykazanych kwot podatku należnego i naliczonego. Opisane powyżej nowe przepisy, w ramach których na podatnika nałożono także obowiązek oznaczania wybranych dostaw towarów i usług (GTU) oraz procedur szczególnych (obowiązkowy split payment), mogą stanowić duże wyzwanie dla przedsiębiorstw stosujących tradycyjną formę zarządzania dokumentami. Jednak przetwarzając i zarządzając dokumentami w formie cyfrowej można ten cały proces uprościć i przyspieszyć.

 

DIGITALIZACJA POMAGA W REALIZACJI PRZEPISÓW

Przepływ dokumentów w firmie powinien odbywać się efektywnie i bezbłędnie, tak aby można było skutecznie i terminowo realizować obowiązki wobec urzędu skarbowego zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym. Jest to ważne także dlatego, by sprawnie prowadzić transakcje z partnerami handlowymi. Dzięki digitalizacji wszystkie faktury w wersji cyfrowej zebrane są w jednym miejscu, a dostępne na nich dane (jak np. data wpłynięcia, numer, NIP, kwota, termin i forma płatności) – zaindeksowanie w systemie. Pozwala to na łatwe przeglądanie dokumentów, przeszukiwanie czy eksportowanie do innych programów. Cyfryzacja przyczynia się do zmniejszenia liczby błędów, jakie mogłyby powstać w trakcie zarządzania fakturami dostępnymi w wersji papierowej (np. niepoprawnie spisany numer rachunku bankowego czy podana zła należność finansowa).

Stworzone w programie bazy danych i archiwa dokumentów są dostępne od ręki, z każdego miejsca na świecie. Umożliwia to każdej uprawnionej osobie znalezienie w dowolnej chwili w systemie po słowach kluczowych konkretnej faktury. Wskazane funkcjonalności pozwalają zmaksymalizować szanse na szybkie i poprawne przetworzenie faktur, co wpływa na ograniczenie kosztów wynikających z nieterminowych płatności.

Cyfryzacja pozwala również na realizację ustawowego obowązku, jakim jest „kontrola biznesowa faktury”. Digitalizacja faktur to proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie:

• tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia),
• aktualności danych dotyczących podatku VAT (integralność treści),
• czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu przechowywania.

Stale wprowadzane nowe regulacje podatkowe wymagają od przedsiębiorstw zmiany podejścia do przetwarzania dokumentów jakimi operuje się podczas prowadzenia działalności. Aktualnie coraz więcej procesów ulega cyfryzacji. To, czy digitalizacja faktur będzie odbywała się sprawnie, a przede wszystkim bezpiecznie i zgodnie z obowiązującym prawem, zależy przede wszystkim od partnera jakiego wybierzemy do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i ich wirtualnego archiwizowania. Dlatego warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań i doświadczenia Edison S.A.