Porządek zamiast sejfu - Paweł Kulesza, Primo Lege

W dobie niepewności jednym z obszarów, na które należy zwrócić szczególną uwagę, jest odpowiednie zabezpieczenie przedsiębiorców. Wielu z nich, prowadząc firmy od lat, albo nigdy nie dostrzegało takiej konieczności, albo z braku czasu lub środków nigdy nie było to ich priorytetem. Dziś kwestia odpowiedniego zabezpieczenia nie tylko interesów, ale przede wszystkim majątków firmowych oraz majątków przedsiębiorców, przybiera na znaczeniu i staje się obiektem zainteresowania większości właścicieli biznesów. Z uwagi na nieustannie pojawiające się nowe obowiązki oraz regulacje prawne dotyczące przedsiębiorców, wysokie kary za ich nieprzestrzeganie oraz ilość kontroli przeprowadzanych przez organy państwa, otoczenie prawne dla przedsiębiorców jest coraz bardziej niepewne i ryzykowne. Przedsiębiorcom trudno jest nadążyć za wszystkimi zmianami, a ich przestrzeganie bez podjęcia dodatkowych, często niestosowanych dotąd środków, może być wręcz niemożliwe. Jak odpowiednio zabezpieczyć własne interesy? Istnieje bardzo wiele możliwości zabezpieczeń, z  których wybrane zostaną skrótowo omówione w niniejszym opracowaniu. Należy pamiętać o tym, że nie istnieje zamknięty katalog zabezpieczeń oraz o tym, że nawet ich zastosowanie nie daje nigdy pełnej gwarancji powodzenia. Przedsiębiorcy mogą, a nawet powinni, tak ukształtować swoją sytuację prawną i faktyczną, aby zminimalizować ryzyko związane z wykonywaną działalnością gospodarczą do akceptowalnego poziomu.

 

FORMA ORGANIZACJI PRAWNEJ

Nieprzypadkowo forma wykonywania działalności gospodarczej znalazła się na pierwszym miejscu niniejszego opracowania. Podyktowane jest to faktem, iż to właśnie forma prawna wielokrotnie może decydować o sukcesie lub porażce w biznesie. Wybór tej właściwej zależy od wielu czynników, dlatego tak istotne jest, aby nie podejmować decyzji pochopnie, lecz dokładnie przeanalizować dostępne możliwości i dopasować je do własnego biznesu. Podczas przeprowadzania takiej analizy należy w szczególności wziąć pod uwagę poziom bezpieczeństwa danej formy oraz koszty jej prowadzenia. Wybór powinien w szczególności odpowiadać rodzajowi działalności, branży oraz wielkości firmy. Optymalnym rozwiązaniem jest wykonanie takiej analizy jeszcze przed podjęciem działalności gospodarczej, jednak nawet w trakcie jej wykonywania warto przeanalizować czy wybrana forma prawna jest właściwa. Należy również pamiętać, że raz wybrana forma prawna może być, co do zasady, dowolnie zmieniana, zatem podjęcie błędnej decyzji na początku działalności nie zamyka możliwości dokonywania dalszych zmian.

 

ŁAD I PORZĄDEK FIRMOWY

Bezpieczeństwo można zwiększyć między innymi poprzez jasne wyznaczenie reguł, które powinny obowiązywać w danej firmie, co samo w sobie pozwala wyznaczyć ramy funkcjonowania organizacyjnego i wprowadzić do codziennego życia wspomniany „ład i porządek”. Z praktycznego punktu widzenia, należy przede wszystkim określić wymogi prawne dla danej działalności oraz krąg osób odpowiedzialnych za ich przestrzeganie. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z liczby obowiązków jakie na nich ciążą w związku w wykonywaniem działalności gospodarczej. Często dowiadują się o nich wtedy, gdy już jest za późno. Zgodnie z zasadą „Ignorantia iuris nocet” („nieznajomość prawa szkodzi”), przedsiębiorcy nie mogą skutecznie powoływać się na brak wiedzy o istnieniu regulacji prawnych czy brak świadomości o konieczności zastosowania się do ich treści. Wprowadzenie w przedsiębiorstwie zbioru stosownych reguł lub całych ich systemów (jak na przykład „compliance management system”), bez względu na jego rozmiar, wpływa korzystnie na jego funkcjonowanie, zwiększa poziom bezpieczeństwa oraz minimalizuje ryzyko wystąpienia działań sprzecznych z prawem. 

NALEŻYTA STARANNOŚĆ

Pojęcie należytej staranności na  dobre zagościło w życiu codziennym przedsiębiorców. Początkowo wywodzące się z przepisów Kodeksu Cywilnego zasady, nakazujące zachowywać należytą staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, dziś odgrywają istotną rolę właściwie na każdym kroku wykonywanej działalności gospodarczej. Należyta staranność jest szczególnie istotna na gruncie prawa podatkowego oraz związanych z nim ryzyk nieprawidłowości wykrytych w toku postępowań kontrolnych, prowadzonych przez organy celno-skarbowe. Obecnie należyta staranność poddawana jest wieloetapowej oraz bardzo wnikliwej analizie. To, co kiedyś uznawane było za przejaw należytej staranności, nie zawsze sprawdzi się w czasach obecnych. Analizując tę kwestię pomocne mogą być wytyczne Ministerstwa Finansów (metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych), które są swego rodzaju drogowskazem dla przedsiębiorców, wyznaczającym ramy właściwego funkcjonowania firmy w  tym zakresie. Nie stanowią one jednak katalogu zamkniętego, zatem należy pamiętać, iż każdy przedsiębiorca powinien sam ustalić zasady obowiązujące w firmie. Odpowiednie zastosowanie się do reguł, pozwalających uznać, iż przedsiębiorca działa z zachowaniem należytej staranności może okazać się niezwykle pomocne w razie sporów, w tym również sporów z fiskusem.

 

WERYFIKACJA KONTRAHENTÓW

To zagadnienie w sposób nierozerwalny łączy się z poprzednimi, bowiem często zdarza się, iż na skutek braku lub niewłaściwej weryfikacji kontrahentów przedsiębiorcy popadają w kłopoty, na przykład związane z brakiem zapłaty, wyłudzeniem pieniędzy czy kwestionowaniem transakcji przez organy państwowe. Właściwa weryfikacja kontrahentów jest istotna jednak nie tylko przed rozpoczęciem współpracy, ale również w trakcie jej trwania. Zakres oraz częstotliwość weryfikacji są uzależnione od charakteru współpracy oraz innych czynników – między innymi od wartości transakcji, zmiany sposobu jej przebiegu czy istotnej zmiany przedmiotu transakcji. Niezależnie od etapu współpracy zadaniem przedsiębiorców jest wykonywanie weryfikacji oraz zbieranie i archiwizowanie danych dotyczących zarówno samego kontrahenta, jak również jego sytuacji prawnej i podatkowej, oraz danych dotyczących przebiegu i realizacji samej transakcji. Każda, nawet najmniejsza wątpliwość co do osoby kontrahenta lub przedmiotu transakcji lub sposobu jej realizacji powinna być niezwłocznie wyjaśniona.

ZABEZPIECZENIA TRANSAKCJI

W celu uzyskania większego komfortu prowadzenia firmy warto, oprócz wyżej wymienionych kwestii, zadbać również o odpowiednie zabezpieczenie przeprowadzanych transakcji. Począwszy od właściwego udokumentowania woli stron, na przykład poprzez zawarcie umowy pisemnej czy uzyskania zamówienia w formie elektronicznej, poprzez negocjacje warunków aż po ustanowienie zabezpieczeń, pozwalających na zminimalizowanie ryzyka wynikającego z niewywiązywania się przez kontrahenta z ciążących na nim obowiązków. Jako przykład można wskazać obowiązek przedpłaty, wręczenie kaucji lub gwarancji bankowej, zabezpieczenia rzeczowe lub chociażby ustalenie limitu kredytu kupieckiego na odpowiednim poziomie. Zabezpieczenia muszą odzwierciedlać sytuację negocjacyjną firmy i być dostosowane do realiów gospodarczych. Trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, że kontrahent udzieli zabezpieczenia na nieruchomości w sytuacji zawarcia umowy na niewielką kwotę, jednak przy większych transakcjach, obarczonych ryzykiem, udzielenie takiego zabezpieczenia jest warte uwagi. Należy pamiętać, że metod zabezpieczenia transakcji jest bardzo wiele, a wybór właściwej zależy od wielu czynników. Warto poświęcić tej kwestii uwagę podczas nawiązywania współpracy, bowiem na późniejszych etapach współpracy może być trudniej dokonać renegocjacji pierwotnych ustaleń.

 

RACHUNEK SUMIENIA I NADCHODZĄCE ZAGROŻENIA

Jak wspomniałem na początku, ostatni okres nie sprzyja rozwojowi gospodarczemu i sygnalizuje trudności w życiu gospodarczym każdej branży. Uwaga przedsiębiorców jest w  głównej mierze przekierowana na  dokonywanie czynności nagłych i bieżących, które mają za zadanie pomóc w przetrwaniu – co w tej sytuacji jest absolutnie zrozumiałe. Jednak często w tym pędzie kwestie formalne schodzą na drugi plan, co generuje ryzyko, że w najmniej oczekiwanym momencie staną się problemem. Niejednokrotnie przedsiębiorcy dokonywali czynności z zakresu prawa pracy, składali szereg oświadczeń związanych z uzyskaniem pomocy w ramach „Tarczy Antykryzysowej”, modyfikowali postanowienia umowne lub świadomie nie wywiązywali się ze swoich obowiązków umownych lub ustawowych – wszystko w imię wyższej idei, w imię utrzymania swoich firm i zapewnienia pracownikom miejsc pracy. Analiza aktualnej sytuacji gospodarczej nie prowadzi jednak do  optymistycznych wariantów, dlatego istotne jest, aby przedsiębiorcy wykonali analizę ryzyk, jakie mogą za sobą nieść ich zachowania w ciągu ostatnich miesięcy. Zdiagnozowanie błędów daje możliwość ich naprawy zanim będzie za późno – oddalmy ryzyko, że powstanie spór z pracownikiem, kontrahentem czy z fiskusem. Na koniec warto wskazać na projekt przepisów dotyczących tzw. „konfiskaty prewencyjnej” – jest to rozwiązanie, które stawia pod znakiem zapytania fundamentalne prawa obywateli takie jak domniemanie niewinności, prawo do  posiadania majątku oraz narusza zasady demokratycznego państwa prawnego. Projektowane rozwiązania zakładają możliwość zajmowania majątku jedynie na podstawie domniemania, iż pochodzi on z popełnionego przestępstwa, a bez konieczności uzyskania prawomocnego orzeczenia stwierdzającego jego popełnienie. Tego typu rozwiązanie, oprócz narzędzi, które już aktualnie posiada aparat państwowy, stawiają przed przedsiębiorcami nowe wyzwania, które w dużej mierze sprowadzają się do konieczności jeszcze większej dbałości o nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem ich firm. Może się to wydawać niezwykle trudne – jednak wydaje się niezbędne.