Porady biznesowe: COMPLIANCE w twojej firmie

Dziś compliance mocno zyskuje na znaczeniu z uwagi na nieustanne wprowadzanie nowych obowiązków i regulacji dla przedsiębiorców oraz poddawanie ich ciągłym działaniom kontrolnym. 

ZAPEWNIENIE ZGODNOŚCI
Czym zatem jest compliance? Najogólniej rzecz ujmując pojęcie to oznacza zgodność. W kontekście przedsiębiorstwa zgodność ta powinna oznaczać zachowanie spójne z określonymi wzorcami, takimi jak przepisy prawa, procedury, rekomendacje, standardy czy kodeksy etyczne, których naruszenie może mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Przestrzeganie tych wszystkich norm bez swego rodzaju „mapy działania” okazuje się być niebywale trudne, a w niektórych przypadkach może być wręcz niemożliwe – compliance może w niektórych sytuacjach pełnić rolę takiej mapy.

PRZEDSIĘBIORCA – PROFESJONALISTA
Należy zwrócić uwagę, iż w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą każdy przedsiębiorca, niezależnie od skali jego działania, jest traktowany jak profesjonalista i zobowiązany jest wykonywać tą działalność w sposób zgodny ze wszelkimi regulacjami, które go obowiązują. Sytuacji tej nie poprawia fakt, iż od dłuższego czasu przedsiębiorcy są wręcz bombardowani nowymi obowiązkami z wszelakich dziedzin. Są to często obowiązki o których istnieniu w ogóle nie zdają sobie sprawy. Przykładem mogą być chociażby regulacje z zakresu:

• Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – poprzez posiadanie stosownych procedur wewnętrznych,
• konieczność raportowania schematów podatkowych – w odniesieniu do niektórych zamierzeń gospodarczych,
• obowiązki z zakresu ochrony sygnalistów – które zaczną obowiązywać już w roku 2021.

Analizy tych obszarów w sektorze mikro, małych i średnich przedsiębiorstw wskazują, iż te regulacje bardzo często w ogóle nie pojawiają się w polu widzenia osób nimi zarządzających, często z uwagi na bezpodstawne uznanie, iż nie dotyczą one danej organizacji. Rzeczywistość okazuje się jednak zupełnie inna, bowiem bardzo często okazuje się, że brak działań podjętych w celu zapewnienia zgodności może wywołać daleko idące, negatywne konsekwencje – nie tylko dla samej organizacji, ale również dla osób nią zarządzających.

POTRZEBA COMPLIANCE?
Compliance służy przede wszystkim zwiększeniu bezpieczeństwa funkcjonowania danej organizacji oraz ochronie właścicieli i osób nią zarządzających. Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa można uzyskać poprzez precyzyjne wyznaczenie reguł, które powinny obowiązywać w danej organizacji oraz określenie osób za nie odpowiedzialnych,  co w konsekwencji pozwala wyznaczyć ramy funkcjonowania organizacyjnego i wprowadzić do codziennego życia, wspomnianą wcześniej „mapę działania”.

OBOWIĄZEK STOSOWANIA PROCEDUR/SYSTEMU COMPLIANCE
Aktualnie obowiązujące przepisy nie nakładają ogólnego obowiązku wprowadzenia systemu compliance jako takiego, nakładają natomiast pewne obowiązki z zakresu procedur compliance. Takie obowiązki obciążają z jednej strony przede wszystkim podmioty wskazane w ustawie o Przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, czyli np. banki, fundusze inwestycyjne, domy maklerskie – a zatem najczęściej podmioty duże. Z drugiej jednak strony obowiązki takie dotyczą również mniejszych przedsiębiorców, na przykład przyjmujących płatności gotówkowe w kwocie powyżej 15 tys. euro, właścicieli kantorów, biur księgowych czy chociażby prowadzących antykwariaty. Dla pozostałych podmiotów obowiązek wprowadzenia systemu zgodności nie jest prawnie uregulowany, nie jest również wprost usankcjonowany brak jego posiadania. Obowiązek taki wynikać może jednak w sposób pośredni z ogólnej konieczności postępowania z poszanowaniem przepisów prawa oraz zasad powszechnie przyjętych w danych okolicznościach. Niektóre obowiązki o charakterze compliance są uregulowane wprost w obowiązujących przepisach, niektóre obowiązują w sposób pośredni – na przykład Ogólne Wytyczne Ministerstw, dotyczące zachowywania należytej staranności w kontaktach biznesowych czy standardy rekomendowane dla spółek giełdowych. Jeszcze inne nie są widoczne na pierwszy rzut oka, a wynikają na przykład z praktyki działalności sądów lub organów kontroli skarbowej.

SANKCJE
Sam brak posiadania procedur czy systemu compliance nie niesie co do zasady za sobą bezpośrednich sankcji. Takie sankcje niesie natomiast postępowanie w sposób niezgodny z obowiązującymi regulacjami, których konsekwencjami mogą być sankcje finansowe, karne, jak również utrata reputacji czy dobrego wizerunku, na skutek postępowań cywilnych, karnych, administracyjnych czy podatkowych. Na chwilę obecną jednym z wyznaczników, określających potencjalne sankcje za brak posiadania samego systemu compliance, może być projektowana nowelizacja ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Przewiduje ona między innymi kary pieniężne do 30 milionów złotych, kary przepadku mienia oraz szereg środków karnych. W sytuacji popełnienia czynu zabronionego, nie tylko przez właściciela firmy czy zarząd, ale również przez pracowników czy współpracowników, zwolnienie z odpowiedzialności może nastąpić jeżeli zostało wykazane zachowanie należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w organizacji działalności firmy oraz w nadzorze nad tą działalnością. Ustawodawca
nie precyzuje jednak w jaki sposób należy wykazać ową „należytą staranność” – pomocne zatem może okazać się usystematyzowanie
wewnętrznych reguł i procedur w ramach systemu compliance. Niezależnie od powyższego, ryzyko związane z postępowaniem niezgodnym z obowiązującymi regulacjami może nieść za sobą poważne sankcje między innymi na gruncie przepisów prawa karnego, podatkowego czy karnoskarbowego.

DLA KOGO JEST COMPLIANCE?
Compliance adresowane jest w zasadzie dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od formy wykonywanej działalności. Należy jednak wziąć pod uwagę, że o ile sam system compliance powinien posiadać każdy, to już jego zakres powinien odpowiadać wielkości firmy, branży oraz zachodzących w niej procesach. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby system compliance wprowadzać z rozsądkiem, bez stosowania sztampowych rozwiązań i każdorazowo dostosować go nie tylko do wymogów, ale przede wszystkim do możliwości danej firmy.