Nowi na pokładzie - Mariusz Prokopczuk, Proguest

#1 – BRAK INFORMACJI O ZATRUDNIENIU NOWEJ OSOBY

Sam byłem świadkiem sytuacji, gdy do firmy przychodzi nowy pracownik. Zgłasza się na recepcję, a recepcjonistka nie wie, kim on jest i o co chodzi, więc zaczyna dzwonić i dopytywać się o całą sytuację. W głowie nowej osoby pojawia się wtedy najprawdopodobniej myśl: „ale chaos, w co ja wdepnąłem”. Aby uniknąć tego typu sytuacji, wyślij co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem e‐maila do osób, które powinny wiedzieć o nowym członku zespołu. W treści nie tylko poinformuj, że nowa osoba pojawi się w firmie, ale też poproś wszystkich o pozytywne i życzliwe je przyjęcie oraz pomoc we wdrożeniu.

#2 – BRAK PRZYGOTOWANEGO STANOWISKA PRACY

Czasami problem zaczyna się już od tego, że nie mamy przygotowanej do podpisu umowy o pracę. Później okazuje się, że brakuje haseł dostępu, konto e‐mail nie jest skonfigurowane, a ktoś zapomniał o zamówieniu wizytówek. Zdarzają się też jeszcze bardziej ekstremalne sytuacje: że stanowisko pracy w ogóle nie zostało przygotowane. Nie zamówiono na czas telefonu, komputera czy samochodu służbowego lub też nowa osoba nie ma na czas zorganizowanego miejsca pracy (biurko, krzesło) i musi
siedzieć na uboczu. Wiem, że dla wielu osób czytających ten artykuł, ta sytuacja brzmi znajomo. Przygotuj zatem check‐listę niezbędnych dokumentów oraz narzędzi pracy z potrzebnym terminem realizacji oraz nazwiskami osób odpowiedzialnych za ich przygotowanie. Po każdej rekrutacji sprawdź, które pozycje z tej listy wymagają podjęcia natychmiastowych działań, a które trzeba zaplanować, aby o nich nie zapomnieć. Raz stworzoną listę będzie można wykorzystywać wielokrotnie przy każdej kolejnej rekrutacji.

#3 – BRAK WDROŻENIA W ORGANIZACJĘ

Problem dotyczy nie tylko dużych firm, ale również tych średnich i małych. W każdej organizacji pracownik powinien zapoznać się z takimi elementami jak:

• historia, misja i wizja firmy,
• struktura organizacyjna,
• wartości, cele, zasady i dobre praktyki,
• do kogo należy zawracać się z poszczególnymi sprawami.

Warto pamiętać, iż nie można oczekiwać respektowania i działania według zasad, które nie zostały nowemu pracownikowi zakomunikowane. Ten etap to dobry moment do wdrożenia również w stanowisko pracy, a do tego przydaje się – Opis stanowiska pracy. Taki dokument umożliwia omówienie z nowym pracownikiem w szczegółowy i uporządkowany sposób zarówno zakresu jego obowiązków, jak i oczekiwań i odpowiedzialności.

#4 – BRAK OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA WDROŻENIE

Brak wyznaczonej osoby do wdrażania nowych pracowników stwarza u nowego członka zespołu wrażenie chaosu organizacyjnego. Wdrażany pracownik staje się dla większości osób problemem, bo trzeba się nim zająć. Często zatem zamiast szybko przejąć nowe obowiązki, siedzi i przegląda katalogi, z których niewiele rozumie, przygląda się pracy innych lub „wspiera” osoby, które są na tyle sprytne by wykorzystać nieświadomość nowego członka zespołu co do zakresu jego obowiązków. Warto zatem wyznaczyć osobę, która będzie koordynatorem procesu wdrożenia i mentorem dla nowego pracownika. Wówczas wie on do kogo może się zwrócić z pytaniami i wątpliwościami. Rolą tej osoby jest właściwe zorganizowanie procesu wdrożenia oraz bieżące zbieranie informacji zwrotnej od pracownika odnośnie jego opinii.
Wówczas wszyscy pracownicy zaangażowani w proces wdrożenia są świadomi, iż ich praca zostanie oceniona. Na mentora powinna być wybierana osoba, która ma nie tylko wysokie kompetencje zawodowe, ale też posiada kompetencje miękkie – umiejętności budowania relacji i szczerą chęć pomocy.

#5 – BRAK PLANU I USTALONYCH CELÓW WDROŻENIA

Jest to jeden z najczęściej popełnianych błędów i najbardziej wpływa on na poziom przygotowania pracownika. Przepuszczanie nowej osoby przez wszystkie działy w firmie bez określonego celu, harmonogramu, metod weryfikacji zdobytej wiedzy jest marnowaniem czasu. Warto zatem przygotować Arkusz Wdrożenia, który będzie mapą drogową dla osób zaangażowanych w ten proces. Zawarty w nim harmonogram powinien obejmować w zależności od stanowiska od 30 do 90 pierwszych dni pracy. Taki arkusz powinien zawierać:

• Główne cele programu wdrożeniowego.
• Cele szczegółowe.
• Wytyczne dla osób realizujących i nadzorujących program.
• Zawartość i forma realizacji wdrożenia w poszczególnych działach.
• Plan tego gdzie i w jakim dniu pracownik powinien się stawić.
• Czas i forma weryfikacji zdobytej wiedzy.

Warto też pomyśleć o usprawnieniu procesu wdrażania za pomocą nagrań wideo, które można umieścić na dedykowanych platformach, ewentualnie jako prywatne linki w serwisach YouTube lub Vimeo. Wdrażanie kolejnych pracowników wówczas będzie mniej absorbujące, gdyż raz stworzone materiały można wykorzystywać wielokrotnie.
Możemy w ten sposób szkolić pracowników w zasadzie ze wszystkiego: produktu, procedur, systemu informatycznego, kompetencji miękkich, a korzystając z dedykowanej platformy szkoleniowej można dodatkowo za pomocą testów sprawdzić poziom przyswojenia wiedzy.

#6 – ZBYT KRÓTKI OKRES WDROŻENIA I PRZEŁADOWANIE WIEDZĄ

Pierwsze tygodnie pracy nowego pracownika, to zwykle czas intensywnego szkolenia. Wszyscy starają się przekazać jak najwięcej informacji, często bardzo szczegółowych, ale dawkowanie zbyt dużej ilości wiedzy na raz wywołuje odwrotny skutek od zamierzonego. Przekazywanie wiedzy małymi porcjami w dłuższym czasie daje znacznie
lepsze efekty, niż zmasowany atak informacyjny. Wynika to z ograniczonych możliwości percepcyjnych człowieka. Szczególnie przy projektowaniu szkoleń produktowych warto
pamiętać o zasadzie Pareto: 20% produktów z oferty firmy zwykle generuje 80% sprzedaży, 20% towaru na magazynie jest w ciągłej rotacji, a pozostałe są sprzedawane sporadycznie. Nowy pracownik nie musi wszystkiego wiedzieć od razu, ale powinien opanować dobrze podstawową wiedzę. W pierwszym miesiącu pracy należy skupić się
wyłącznie na rzeczach najważniejszych, a następnie systematycznie go doszkalać i uzupełniać potrzebną wiedzę.

#7 – BRAK INFORMACJI ZWROTNEJ PO ZAKOŃCZENIU WDROŻENIA

Jest to niezbędny element, aby dostosować program wdrożeniowy do realiów pracy. Nie ma takiej możliwości, aby na początku zaplanować doskonały proces wdrożeniowy. Systematyczne gromadzenie informacji zwrotnej od nowych pracowników pozwala go usprawnić i podnosić jego efektywność. O co warto pytać pracownika po zakończonym procesie wdrożenia?

1. Czy czujesz się przygotowany do samodzielnej pracy?
2. Co Ci się podobało, a co Ci się nie podobało w tym okresie?
3. W jakim dziale, wg Ciebie, pozyskana wiedza jest najbardziej przydatna?
4. Co byś rekomendował/-a, aby usprawnić proces wdrożenia?

Na koniec warto dodać, iż osoba, która zakończyła zaplanowany proces intensywnego wdrożenia (1– 3 miesięcy) nadal powinna być otoczona wsparciem i powinna być doszkalana, a jej poziom wiedzy monitorowany. Metoda „rzucenia na głęboką wodę”, często kończy się stresem. Frustracją pracownika i ostatecznie jego odejściem z firmy.

 Materiał pochodzi z II/2020 wydania "Magazynu Grupy SBS"