Komunikacja automatyczna - Tomasz Kuciel, Edison S.A

Wpływ pandemii na globalną ekonomię jest niekwestionowany. Blisko trzy czwarte spośród 2900 respondentów (managerowie wysokiego szczebla) ostatniej edycji badania EY Global Capital Confidence Barometer przyznało, że pandemia wywrze ogromny wpływ na światową gospodarkę. Zwłaszcza na łańcuchy dostaw. Spadek konsumpcji produktów i usług w konkretnych sektorach na rzecz ich zwiększenia w innych, ograniczenie importu i coraz mocniejszy akcent na produkcję „domową” siłą rzeczy odmieni ich
dotychczasowe oblicze. Trudno jeszcze dziś o precyzyjne wyliczenia strat spowodowanych przez pandemię oraz towarzyszące jej restrykcje i ograniczenia dla poszczególnych gałęzi gospodarki, lecz pewne jest jedno. Im szybciej uda się podjąć działania na rzecz maksymalnego ograniczenia wpływu aktualnej sytuacji na kondycję przedsiębiorstw, tym znacznie silniejsza pozostanie ona po minięciu pandemii. Firmy zdają sobie z tego sprawę, toteż dotychczasowe formy komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwami ulegają bardzo dynamicznym zmianom. Bezpieczny oraz szybki przepływ informacji, zamówień czy faktur to obecnie nie tyle udogodnienie co konieczność. W związku z tym, rośnie zapotrzebowanie na rozwiązania pozwalające na wymianę danych z partnerami na całym świecie, niezależnie od lokalizacji, ich zaawansowania technologicznego i użytkowanych systemów informatycznych. Obecny czas wymaga pełnej kompatybilności w komunikacji, która jest podstawą efektywnego zarządzania łańcuchami dostaw. Nie dziwi zatem fakt, iż ponad połowa managerów uczestniczących we wspomnianym badaniu EY już teraz podejmuje kroki w stronę ich zautomatyzowania, zaś 41% tę automatyzację istotnie przyspiesza.

CAŁY ŚWIAT PRACUJE ZDALNIE

Pomimo pozamykanych biur biznes działa dalej. Wszędzie, gdzie jest to możliwe, wprowadzono system pracy zdalnej. Rozlokowanie pracowników poza tradycyjnym miejscem
pracy generuje dodatkowe problemy w postaci komunikacji wewnętrznej, jak choćby przekazywanie sobie dokumentów papierowych pomiędzy działami czy telefoniczne potwierdzanie realizacji zamówienia. Międzynarodowy charakter przemysłu sprawia, że komunikacja pomiędzy przedsiębiorstwami nie zawsze zamyka się w obszarze kraju, regionu czy kontynentu. To dodatkowy poziom trudności w ustalaniu zasad komunikacji biznesowej. Przy takiej formie pracy niezbędne są rozwiązania pozwalające na szybką, bezbłędną oraz nie generującą wysokich kosztów wymianę danych. Niezwykle istotne jest także ograniczenie do minimum udziału człowieka w procesie wymiany tych informacji, w czasie, gdy specjalistów „na pokładzie” firm zwyczajnie brakuje. 

AUTOMATYZACJA PROCESÓW

Słowem klucz staje się więc automatyzacja. Obecnie zdecydowana większość polskich firm korzysta z różnych systemów obsługujących komunikację handlową, zarządzanie magazynami, które pozwalają na zautomatyzowanie części procesów. Automatyzacja procesów to dla przedsiębiorstwa przede wszystkim:

• zminimalizowanie błędów,
• przyśpieszenie dotychczasowych procesów,
• oszczędności zasobów ludzkich, materiałowych oraz czasu,
• możliwość wykonywania zaawansowanych analiz – dzięki zestawianiu dokumentów w postaci cyfrowej,
• możliwość planowania w oparciu o szeroki zakres danych,
• szybka komunikacja z kontrahentami,
• ograniczenie w kontaktach międzyludzkich (dość istotne w czasie epidemii).

Większość systemów obecnych na polskim rynku ma możliwość stworzenia pełnej integracji z najnowszymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku. Oznacza to, że wszystkie dane z dokumentów takie jak zamówienia, dane kontrahenta, konta bankowe, zamawiane towary, sposób płatności oraz wiele innych są automatycznie zaczytywane do systemu. W dobie pracy zdalnej i potężnych braków kadrowych, które nieuchronnie będą się pogłębiać, automatyzacja jest w stanie zapobiec niepotrzebnym zastojom w przedsiębiorstwie, gdyż pozwala na zaczytanie danych np. z zamówienia do systemu i na ich podstawie wygenerowanie kolejnych niezbędnych dokumentów przez system (awizo, faktura). Wykluczenie przepisywania ręcznego z całego procesu zamówienia, pozwala nie tylko na uniknięcie błędów, ale także generuje oszczędności.

 

E‐FAKTURA

Gwarancja dostarczenia faktury, gdy poczta oraz firmy kurierskie borykają się z problemami, jest nie lada wyzwaniem. Problem z dostarczeniem dokumentu i wyjaśnianiem ewentualnych błędów, bądź też korektą, wymaga dodatkowych nakładów pracy oraz wpływa na płynność finansową. W czasie kryzysu minimalne nawet opóźnienie w płatnościach, spowodowane problemami z doręczeniem faktury, może wręcz decydować o dalszym funkcjonowaniu biznesu. Ponadto ograniczenie wizyt na poczcie i zminimalizowanie kontaktów z listonoszem czy kurierem to większe bezpieczeństwo dla każdego pracownika. Najprostszym i najtańszym rozwiązaniem jest skorzystanie z odpowiedniego portalu, który nie wymaga instalowania dodatkowego systemu, a jedynie komputera z dostępem do Internetu. Jednym z taki rozwiązań, może być EDI (Electronic Data Interchange), czyli elektroniczna wymiana danych. Ideą EDI jest wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi, nie pomiędzy ludźmi (jak to się dzieje w przypadku poczty elektronicznej). Dzięki takiemu portalowi niemal od ręki można rozpocząć wymianę zamówień, faktur czy awiz dostawy z dowolnym kontrahentem,
w dowolnym miejscu na świecie.

ZAKUPY

Obecnie biznes, o ile tylko jest w stanie, funkcjonuje online. Wdrożenie zamówień EDI i ich potwierdzeń sprawia, że firma zyskuje na konkurencyjności. Dzięki auto‐obsłudze zakupów przedsiębiorstwa mogą gwarantować natychmiastowy odbiór zamówień i śledzić kolejne kroki ich realizacji (zamówienie, potwierdzenie zamówienia, awizo dostawy, faktura, potwierdzenie dostarczenia faktury). Przedstawione powyżej schematy pokazują istotne różnice w całym procesie zakupów, bez wsparcia rozwiązania EDI oraz z nim. Zmniejszona ilość czynności oraz gromadzenie danych w jednym miejscu to mniejsza ilość pomyłek oraz lepiej zorganizowane dostawy.

CZAS DZIAŁAŃ, CZAS DECYZJI

Rozwój epidemii sprawia, że planując ciągłość procesów biznesowych trzeba liczyć się z niedostępnością części pracowników, zarówno w swojej firmie, jak i przedsiębiorstwie kontrahenta. Konieczność hospitalizacji czy odbycia kwarantanny w izolacji od otoczenia może skutecznie wyłączyć niektóre osoby z pracy. Narzędzia pracy zdalnej, digitalizacja przetwarzania dokumentów księgowych (e‐faktury) oraz systemy wspierające koordynację pracy rozproszonych zespołów, dają sporą szansę na nieprzerwane działanie mimo konieczności przejścia nawet w 100% tryb pracy zdalnej. Dla przykładu – przesłanie 1000 rocznie faktur z wykorzystaniem systemu EDI to oszczędność 75% czasu jednego pracownika/etatu. Już dzisiaj wiemy, że po zakończeniu kryzysu, właściwe planowanie procesów biznesowych z uwzględnieniem obiektywnych czynników ryzyka stanie się jednym z priorytetów dla menadżerów. Dzięki EDI potrzeba przetwarzania informacji przez człowieka jest zredukowana do minimum, ponieważ procesy translacji, konwersji i transportu danych są obsługiwane automatycznie. Od blisko 25 lat EDISON S.A. jako operator EDI, oprócz wszystkich kwestii technicznych, zajmuje się również analizą celów biznesowych i wyborem najlepszego, dopasowanego do potrzeb przedsiębiorstwa, rozwiązania. EDISON S.A. jest członkiem EDITEL Group, która od ponad 30 lat świadczy usługi elektronicznej wymiany danych na terenie Europy. Przygotowanie przedsiębiorstwa, przeprowadzenie audytu i wskazanie najwłaściwszych rozwiązań na „dziś” i na „jutro” to podstawa działań EDISON S.A.